Software speciaal voor mediators – Q&A
In deze blog duiken we in de functionaliteiten van Mediationportaal. We beantwoorden veelgestelde inhoudelijke vragen, zoals hoe de koppeling met Split Online werkt, wat je kunt verwachten van het leadproces en hoe de automatische stukkenlijst je werk vereenvoudigt. Ook laten we zien hoe Mediationportaal omgaat met andere vormen van mediation naast scheidingen en hoe ouders zelf eenvoudig hun ouderschapsplan kunnen invullen.
Waarom kiezen mediators voor Mediationportaal?
We zien dat steeds meer mediators Mediationportaal overwegen als volgende stap in de professionalisering van hun mediationpraktijk. Daar zijn drie belangrijke redenen voor:
- Tijdswinst Automatisering zorgt ervoor dat administratieve handelingen minder tijd kosten, waardoor er meer ruimte ontstaat voor het daadwerkelijke mediationproces.
- AVG-proof werken Documenten worden niet langer via e-mail uitgewisseld, maar veilig binnen het portaal. Dat verkleint de kans op datalekken en zorgt voor een privacyvriendelijke werkwijze.
- Eenduidige communicatie Alle communicatie loopt via één centraal kanaal. Dat betekent geen losse mailtjes, appjes of documenten meer, maar overzicht en rust voor zowel mediator als cliënten.
Hoe zit het met de koppeling met Split Online?
Mediationportaal biedt als extra dienst een koppeling met Split Online. Ingevulde gegevens in Mediationportaal kunnen automatisch worden doorgestuurd naar Split Online.
Een logische vraag is waarom de berekening niet direct in Mediationportaal zelf plaatsvindt, aangezien alle gegevens daar al beschikbaar zijn. De reden hiervoor is dat de berekeningen binnen Split Online zeer uitgebreid en complex zijn. Het volledig nabouwen van deze functionaliteit zou een langdurig ontwikkeltraject vergen.
Wij kiezen er bewust voor om onze ontwikkelcapaciteit te richten op onderdelen waar nog geen goede tools voor bestaan. Daarom ligt onze focus daar. De koppeling met Split Online is tot stand gekomen in samenwerking met hen. Split Online werkt met eenrichtingsverkeer: wij mogen gegevens aanleveren, maar geen gegevens ophalen. Een ‘two-way’ koppeling zou technisch wenselijk zijn, maar is op dit moment geen optie vanuit Split Online.
Kan ik een lead al in het systeem zetten?
Ja. Wanneer een lead binnenkomt, kan het leadproces direct in Mediationportaal worden gestart. Via de klantkaart kan de mediator een leadproces activeren, waarna automatisch taken worden aangemaakt, zoals het opvolgen van de potentiële klant. Zo blijft ook dit proces overzichtelijk en gestructureerd.
Werkt Mediationportaal met een automatische stukkenlijst?
Ja. Bij onderdelen van het mediationproces waarbij documenten nodig zijn, stelt Mediationportaal automatisch een relevante stukkenlijst samen voor cliënten. De gevraagde documenten zijn afhankelijk van de situatie. Zo vraagt een koopwoning om andere stukken dan een huurwoning. Dit voorkomt onnodige communicatie en zorgt ervoor dat cliënten precies weten wat er van hen verwacht wordt.
Wordt de applicatie uitgebreid met arbeidsmediation?
Ja. Omdat veel mediators naast scheidingen ook arbeids- en familiezaken begeleiden, zijn wij bezig met een uitbreiding van Mediationportaal voor arbeidsmediation. Deze functionaliteit wordt geïntegreerd binnen dezelfde applicatie, zodat mediators alles vanuit één omgeving kunnen blijven doen.
Kunnen ouders zelf het inventarisatieformulier voor het ouderschapsplan invullen?
Ja. Ouders kunnen zelf het inventarisatieformulier invullen, inclusief alle onderdelen die nodig zijn voor het ouderschapsplan. Als mediator kun je vervolgens kiezen of je deze input één-op-één overneemt:
- Kies je ervoor om dit niet te doen, dan verschijnt de informatie niet in het thema Gezin.
- Kies je ervoor om dit wel te doen, dan wordt alles in één keer overgenomen. Daarna kun je als mediator altijd nog aanpassingen maken.
Dit heeft twee belangrijke voordelen:
- Ouders ervaren meer regie en draagvlak, omdat zij zelf actief meedenken en keuzes maken over de afspraken voor hun kinderen. Dit helpt hen ook in hun nieuwe rol als ouders en ex-partners.
- Het levert de mediator tijdwinst op, omdat veel afspraken al zijn ingevuld.